Hinweisgeberschutz

Interne Meldestelle der Linova Software GmbH

Linova lebt den konstruktiven Austausch und fördert Feedback und Diskussion. Führung und Geschäftsleitung sind immer und jederzeit dankbar für Rückmeldungen jeglicher Art, welche die Zusammenarbeit verbessern oder auf Missstände hinweisen. Wir setzen dafür auf offene und direkte Kommunikation untereinander.

Davon abgesehen können Mitarbeitende jederzeit bei Bedarf oder entsprechendem Anlass anonym oder unter Angabe der Identität Hinweise über Missstände oder potenzielle Rechtsverstöße bei Linova und in den Geschäftstätigkeiten von Linova abgeben. Hierfür hat Linova entsprechend den gesetzlichen Vorgaben eine interne Meldestelle eingerichtet. Diese interne Meldestelle wird über eine externe Anwaltskanzlei realisiert. Jede Meldung unterliegt damit der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und gewährleistet somit den Schutz aller Daten und Informationen.

Weitere Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz und zur internen Meldestelle, zu neben der internen Meldestelle möglichen externen Meldewegen sowie über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Europäischen Union sind auf der Website unserer internen Meldestelle zu finden: https://anwaltliche-meldestelle.de.

Bei einer Meldung über die oben genannten Wege ist folgendes sichergestellt:

1. Der hinweisgebenden Person wird den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen ab Eingang der Meldung bestätigt.
2. Es wird geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt.
3. Die Meldestelle hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt und stimmt im Bedarfsfall weitere erforderliche Informationen ab.
4. Der hinweisgebenden Person wird innerhalb der Frist des § 17 II HinSchG Rückmeldung gegeben (soweit hier keine rechtlichen Gründe entgegenstehen). Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen von Linova sowie die Gründe für diese.
5. Hinsichtlich der angemessenen Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG werden die betroffenen Personen und/oder Arbeitseinheiten von Linova kontaktiert, oder die Meldestelle gibt das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an Linova ab (§ 18 Nr. 4 a HinSchG), soweit sie nicht selbst entsprechende Maßnahmen nach § 18 HinSchG einleiten bzw. durchführen kann.

Rechte und Pflichten der Hinweisgeber

Hinweisgeberrechte: Eine Hinweisgeberin oder ein Hinweisgeber hat das Recht auf Schutz vor jeglichen Repressalien, wenn sie/er in gutem Glauben einen Hinweis auf ein Fehlverhalten abgibt. Dies bedeutet, dass sie/er keine negativen Konsequenzen wie Kündigung, Benachteiligung oder Schikanen befürchten muss. Ihr/sein Beitrag zur Aufdeckung von Missständen wird von uns geschätzt und respektiert.

Meldepflichten: Wir ermutigen die Hinweisgeberin bzw. den Hinweisgeber, Hinweise auf Verstöße gegen geltende Gesetze, interne Richtlinien oder ethische Grundsätze unseres Unternehmens zu melden. Dies kann etwa Betrug, Korruption, Diskriminierung, Umweltdelikte oder andere Formen von Fehlverhalten umfassen. Es ist wichtig, dass sie/er bei der Meldung von Missständen ehrlich und verantwortungsbewusst handelt.

Sollte die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber das Gefühl haben, dass ihre/seine Meldung intern nicht angemessen bearbeitet wird, oder sie/er bevorzugt eine externe Anlaufstelle, hat sie/er das Recht, sich an externe Meldestellen wie zuständige Behörden oder Ombudspersonen zu wenden, wie z.B. das Bundesamt für Justiz (BfJ). Das BfJ ist zum einen selbst externe Meldestelle, zum anderen vermittelt es auch zuständige andere Meldestellen für spezifische Sachverhalte.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Schutz der Identität der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers: Die Vertraulichkeit ihrer/seiner Identität hat für uns oberste Priorität. Alle Meldungen werden vertraulich behandelt, und wir ergreifen umfassende Maßnahmen, um sicherzustellen, dass ihre/seine Identität nicht unbefugt offengelegt wird. Auf Wunsch kann sie/er auch anonym bleiben.

Umgang mit personenbezogenen Daten: Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO, verarbeitet. Wir erheben nur die für die Bearbeitung der Meldung notwendigen Daten und stellen sicher, dass diese sicher und vertraulich behandelt werden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder die Hinweisgeberin bzw. der Hinweisgeber ausdrücklich eingewilligt haben.

Beschwerdemöglichkeiten

Interne Beschwerdemöglichkeiten: Sollte die Hinweisgeberin bzw. der Hinweisgeber mit der Funktionsweise unseres Hinweisgebersystems unzufrieden sein oder der Meinung sein, dass ihre/seine Meldung nicht ordnungsgemäß bearbeitet wurde, kann sie/er eine Beschwerde intern bei unserer Compliance-Stelle einreichen. Diese wird die Beschwerde sorgfältig prüfen und der Hinweisgeberin bzw. dem Hinweisgeber Rückmeldung geben.

Externe Beschwerdemöglichkeiten: Falls die Hinweisgeberin bzw. der Hinweisgeber mit der internen Bearbeitung nicht einverstanden ist oder sich nicht sicher fühlt, hat sie/er das Recht, sich bei externen Stellen wie z.B. einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Das Bundesamt für Justiz ist zum einen selbst Aufsichtsbehörde, zum anderen vermittelt es auch zuständige Aufsichtsbehörden für spezifische Sachverhalte.

Sanktionen und Maßnahmen bei Verstößen

Konsequenzen: Das absichtliche Abgeben falscher oder böswilliger Meldungen stellt einen Missbrauch des Hinweisgebersystems dar und kann rechtliche und disziplinarische Konsequenzen nach sich ziehen. Wir bitten Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, verantwortungsvoll mit dem System umzugehen.

Schutz vor Repressalien: Wir garantieren, dass Hinweisgeberinnen oder Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, unter keinen Umständen sanktioniert oder benachteiligt werden. Ihr Mut, Missstände zu melden, trägt dazu bei, Linova sicherer und verantwortungsvoller zu machen.